Muda stammt aus dem Japanischen und beschreibt eine Verschwendung, sinnlose Tätigkeit oder vergebliche Mühe. Im Kontext von Agile gilt all das als Verschwendung, was die Kosten eines Projekts erhöht, für den Kunden aber keinen Mehrwert bringt. Im Sinne von Scrum bezeichnet der Begriff Muda alle Aktivitäten, Beschränkungen oder Hürden, die Verschwendung verursachen. Doch was genau steckt hinter dem Konzept? Wie können Sie Muda in Ihrem Alltag erkennen? Und wie vermeiden Sie es, um die Wertschöpfung zu steigern?
Der Begriff Muda wurde im industriellen Kontext im Zusammenhang mit dem von Taiichi Ohno entwickelten Toyota-Produktionssystem verwendet. Gerade in produzierenden Branchen wie der Automobilindustrie ist Verschwendung ein Thema. Doch auch in der Softwareentwicklung werden agile Prinzipien umfassend diskutiert und angewendet.
Im klassischen Muda-Konzept werden sieben Arten von Verschwendung unterschieden. Sie sind in gewisser Weise alle miteinander verbunden und kommen in jedem Unternehmen vor, jedoch in unterschiedlich starker Ausprägung.
1. Inventory / Bestände
Bestände finden sich entlang der gesamten Wertschöpfungskette als Work in Progress (WIP). Sie treten auf, wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen und bearbeitet werden. Wer sich auf weniger Aufgaben konzentriert, kann diese schneller erledigen.
- Wählen Sie eine Aufgabe aus und bearbeiten Sie sie, bis Sie fertig sind. Dies wird Ihnen auch helfen, die nächste Verschwendungsart zu vermeiden.
2. Motion / Bewegung
Eine unnötige Bewegung entsteht dann, wenn der Kontext häufig geändert wird. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise häufig den Arbeitsplatz verlassen und wechseln oder Arbeitsmaterial suchen und beschaffen, beeinträchtigt dies seine Konzentration und die Qualität seiner Arbeit.
- Entfernen Sie Ablenkungen und Kontextwechsel, um Ihre Produktivität zu steigern.
- Vermeiden Sie es, andere zu unterbrechen, damit sie ihren Kontext nicht wechseln müssen.
Wer den Kontext wechselt, büßt an Produktivität ein. (Quelle: Association for Computing Machinery – Digital Library)
3. Over-processing / Falsche Prozesse
Diese Verschwendungsart tritt auf, wenn der Prozess selbst Vorrang vor dem wirtschaftlichen Mehrwert hat. Oft sind die Prozesse ohne Grund komplex, ohne dass sie dem Endprodukt nutzen. Dies kann durch übermäßige Dokumention, aufwändiges Reporting und unnötigen Verwaltungsaufwand entstehen.
- Stellen Sie Kunden, Individuen und Interaktionen in den Fokus, nicht Prozesse oder Werkzeuge.
4. Over-production / Überproduktion
Bei dieser Verschwendungsart wird zwar Wertschöpfung betrieben, allerdings ist nicht sicher gestellt, dass der Kunde die produzierte Ware auch tatsächlich abnimmt. Beim Versuch, ihren Kunden einen echten Mehrwert zu bieten, bieten Unternehmen Produkte mit zahlreichen Funktionen an, die für den Kunden jedoch letztendlich keinen Nutzen bringen.
- Denken Sie an die 80/20-Regel: 80 Prozent des Produktwertes sind in 20 Prozent der Funktionen enthalten.
5. Correcting Errors / Fehlerbehebung
In komplexen Systemen treten auch bei Continuous Integration Systemen und Testumgebungen noch einige Fehler auf. Durch Fehlerbehebung entsteht ein Aufwand, der keinen Mehrwert bietet. Es gilt also, Fehler weitestgehend zu vermeiden. Sollten sie doch eintreffen, müssen sie sofort behoben werden.
- “Beheben Sie einen Fehler heute, und es wird Sie eine Stunde kosten, beheben Sie ihn in einer Woche, wird es drei 8-Stunden-Tage dauern”. - Scrum Inc.
6. Communication / Kommunikation
Kommunikationsprobleme treten auf, wenn der Informationsaustausch zwischen den Projektmitgliedern nicht richtig koordiniert ist. Schlechte oder unklare Kommunikation kann zu Verzögerungen und einem Effektivitätsverlust führen, z.B. wenn ein Teammitglied auf eine wichtige Information warten muss.
- Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern klar ist und dass alle Beteiligten verstehen, worum es bei ihren Aufgaben geht.
7. Waiting / Warten
Diese Verschwendungsart beschreibt einen Zeitraum, in dem keine Aktivität stattfindet. Sie wird dadurch verursacht, dass die aktuell verfügbaren Ressourcen nicht (richtig) genutzt werden. Ein Beispielszenario: Ein Mitarbeiter verfügt über eine spezifische Expertise, ist aber mit einer anderen Aufgabe beschäftigt. Der Prozess steht also so lange still, bis der Mitarbeiter Zeit hat.
- Minimieren Sie Abhängigkeiten von Fachwissen, Informationen und Tools.
- Achten Sie darauf, dass das Team zum Erfahrungsaustausch ermutigt wird.
Muda bremst uns in unserer täglichen Routine aus und führt dazu, dass wir unsere Ressourcen unnötig verschwenden. Um produktiver, ressourcenschonender und motivierter zu arbeiten, müssen Unternehmen ihre Wahrnehmung für Muda schärfen. Nur so werden die langfristig in der Lage sein, das Phänomen zu bekämpfen.